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IT化を人任せにすると無駄な投資が増えてしまう
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中小企業のIT化というと、「お金がかかる」「大企業のやること」というイメージがつきまとい、なかなか実施に踏み切れないことが多い。
「最近はどこもやっています」「管理費の削減などコストダウンできます」とIT企業の営業マンが説得する”いいところ”を鵜呑みにして、導入を決めた後、『じゃあ、あとの打合せは●●君にまかせたよ・・』と、社内でパソコンに詳しい担当者にまかせっきりの中小企業経営者が多い。
これでは経営者が期待する費用対効果は得られません。
■パソコンの導入
■インターネット、メールの利用
■ホームページの作成
など簡単なIT機器導入、広告などのIT化から
■基幹業務の合理化
■顧客データベースの構築
■社内セキュリティの強化
など、数百万円の投資と長期導入期間が必要なIT化まで実にさまざまな商品が存在しますが、そのほとんどは「導入にお金を支払っていったいどれくらい儲かるのか?」をきちんと検証できないまま投資されているケースが少なくありません。
また、ソフト開発会社やOA機器の販売会社の言うまま社内セキュリティを強化して300万円、500万円と支払ったが本当に必要だったのかどうかよくわからないといったケースも見られます。
いずれも導入を決定する経営者がITの本質をよくわかっていないことが原因なのですが経営者はいかに儲けるか?を考えるのであってパソコンに強くなることではありません。
しかし中途半端な知識による勘違いがよく見受けられます。
よくある勘違いをここに挙げてみましょう。
(勘違い其の一)ウイルスは怖い
メールだけでなく、ホームページを見るだけで感染し、さらにメールで第三者にばらまくウイルスは存在します。しかし、ファイアウォールといった大掛かりなセキュリティシステムはほとんどの企業で必要ではありません。それぞれの端末用に2000円〜4000円程度の市販ソフトを購入するだけで問題は解決できます。高額投資ほど安全、というわけではありません。
(勘違い其の二)インターネット導入で効率が上がる
仕事場にインターネットを導入すると、調べることが早くなったりお客様とのやりとりがメールでできたり、とビジネスメリットはたくさんあります。
一方で業務中にプライベートなメールをしてみたり、仕事に関係のないホームページを見ていたり、と逆に効率が落ちるケースが多くあります。ソフトを導入してそれを防ぐ手段もあるのですが、一番いいのはトップがそのことを理解して、事前にストップをかけて社内に緊張感を持たせること。
道徳心の無い社員にどんな最新機器を持ってきても無駄になるだけです。
(勘違い其の三)ホームページは儲かる
「どんなホームページでも作れば新規顧客のきっかけになるらしい」
「看板みたいなものだから作った方がいい」
「きれいなデザインが必要らしい」
これらのケース、ほとんどは勘違いです。ホームページで新規開拓をするには、普段、営業担当者や経営者がお客さんに与えている情報を掲載することが必要です。
そのための企画に時間を割くことなく、会社案内パンフの内容でデザインだけ凝ったものや社内スタッフが「私、ホームページ作ったことあります!」と作ってしまったものに効果はありません。
(勘違い其の四)基幹業務システム導入で企業が変わる
社内基幹業務(会計、物流、生産管理)などの管理システム導入を予定、または導入済の企業は多いでしょう。
でも、その導入目的は何ですか?たとえば受注〜納品までのスピードアップにより顧客満足度UP、社内業務効率化により間接部門の人員削減ですか?では何をしてどれくらい、いつを目標にしますか?その費用は何日で回収しますか?
実はおどろくぐらい、この結果、目的を明確にしないまま導入をして、多額の費用をかけた割に効果が見られないケースは多いのです。それで本当に儲かるのか?それは本当に顧客が求めていることなのか?基本に帰ることが重要です。
だから、 難しい言葉を一切使わず経営者の視点でIT化をアドバイスし、ソフト開発企業と交渉できる第三者が必要です。
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